گواهی عدم حضور موضوع بند 89 مجموعه بخشنامه های ثبتی از ادله اثباتی مهم و در مواردی که در متن قولنامه تنظیمی صریحا شرط شده باشد دلیل انحصاری تخلف طرف قرارداد از مفاد قولنامه در دعاوی الزام خوانده به تنظیم سند و پرداخت وجه التزام بشمار می رود مطابق این بند :
در مواردی که طرفین قولنامه عادی یا مدارک دیگری میان خود شرط کرده باشند که در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد به درخواست کتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونهای که به ضمیمه این بخشنامه صادر میشود بلامانع خواهد بود.

فرم گواهی عدم حضور:نظر به اینکه با توجه به مدارک ابرازی از طرف مقرر بوده است که سند حاکی از (انتقال قطعی اجاره،صلح) ملک پلاک واقع در با شرایط مذکور در آن مدارک در تاریخ در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجا که سند مذکور به علت (علت به طور صریح و دقیق نوشته شود). تا آخر وقت اداری روز ثبت نشده است. به تقاضای آقای/ خانم و براساس دستور شماره این گواهی از طرف اینجانبطرف اینجانب سردفتر / کفیل دفتر تنظیم و به نامبرده تسلیم گردید.
سردفتر/ کفیل دفتر مهر و امضا

چند نکته مهم :
1- موضوع معاملات در صدور گواهی عدم حضور صرفا معاملات غیرمنقول است فلذا سایر اسناد مانند وکالتنامه و غیره از این بخشنامه خروج موضوعی دارد
2- تاریخ حضور طرفین و شماره دفتر خانه مورد توافق جهت تنظیم سند دقیقا باید در متن قولنامه قید شده شده باشد.
3- حضور مالک در دفترخانه برای اخذ گواهی عدم حضور انجام مستلزم تهیه مقدمات لازم و گواهی ها و مفاصا حسابهای مربوطه و در مورد خریدار آمادگی برای تسویه حساب از جمله اخذ و ارائه چک تضمینی به نام منتقل الیه بابت تتمه ثمن معامله می باشد.
4- گواهی عدم حضور عبارت مناسبی برای چنین سندی به نظر نمی رسد گواهی علت عدم ثبت سند عبارت دقیق تری است که ماهیت این گواهی را روشن تر بیان می کند
5- به نظر می رسد قید بلا مانع بودن صدور گواهی مذکور از طرف دفترخانه در متن بخشنامه در صورت فراهم بودن شرایط قانونی برای تقاضای آن از سوی ذینفع منطقی نبوده و تخییر سردفتر در صدور آن موجب تضییع حق متعهد له و تعسر بلا وجه وی در اثبات تخلف طرف معامله در مراجع قضایی خواهد بود فلذا در تفسیر بلا مانع بودن صدور گواهی عدم حضور بهتر است این عبارت حمل با صلاحیت سردفتر در انجام این درخواست ملحوظ شود.
هزینه قانونی صدور گواهی مذکور مطابق تعرفه اخیر التصویب 300000 ریال است.